Informasjonsfangst knyttet til kontraktsoppfølging
Skipsrevyen har denne gang som tema bl.a. fiskeri og fiskeflåten. Inspirert av dette, følgende som inngang for noen juridiske/kontraktsmessige innspill : 1) Farkost, 2) Utstyr, 3) Fangstmetoder og 4) Fangstresultat. Med utgangspunkt i disse stikkordene, følger nedenfor noen spørsmål og kommentarer for å anspore til hvordan man bør tenke for å oppnå målrettet og vellykket kontaktsoppfølging.
1. Farkost – Hvordan er kontraktsoppfølgingen rigget?
Advokat Tor Wilhelm Seim har i en årrekke jobbet med rådgivning innen kontraktsrett og har skipskontrakter som spesialfelt. I samarbeid med Skipsrevyen tar han i denne spalten opp ulike saker knyttet til temaet.
Fokus på kontraktsoppfølging er kan hende et av de enkleste virkemidlene for å bidra til bedre resultat. Alt for mange virksomheter legger relativt sett for lite arbeid i det å ha tilstrekkelig struktur og kapasitet tilpasset virksomhetens kontraktsmessige utfordringer. Derfor følgende:
Har virksomheten tilstrekkelig kompetanse og kapasitet?
Sørger virksomheten for fortløpende kompetansebygging? ref. bl.a. drill og «repetisjonsøvelser».
Er kontraktsoppfølgingen basert alene på virksomhetens egne krefter, eller benyttes også eksterne? Hvis eksterne benyttes, bidrar disse til kompetansebygging?
2. Utstyr – Hva er tilgjengelig for kontraktsmessig navigasjon?
Hvorledes er det vi kan kalle virksomhetens kontraktsoppfølgingsenhet (KOFE) satt opp med navigasjonsutstyr? Er det utarbeidet retningslinjer for kontraktsoppfølgingen – det vi kan kalle en Contract Risk Policy - CRP?
Alle virksomheter bør ha ajourført CRP knyttet til hva virksomheten kan / ikke kan gå inn på når det gjelder kontraktsmessig eksponering; f.eks. relatert til bl.a. designansvar, forsinkelses-ansvar, mangelsansvar, konsekvensansvar, rutiner for å beskytte egen Know How.
Er kontraktsarbeidet i det store og hele analogt basert eller benyttes også digitale løsninger?Gir de løsningene man måtte ha, informasjon som kan sikre/skape verdier?
Det er en erfaring at man bør kombinere både det analoge og det digitale – eller som vi sier i Albaran: Kunsten er å være analog i en digital verden; dvs. analog når påkrevet og digital når formålstjenlig (og det er ofte, se nedenfor).
Men om man skulle ha tanker om å tilstrebe utelukkende digitalt baserte løsninger, er det risikosport. Jussens «vesen» krever en kombinasjon av det analoge og det digitale for god kontraktsoppfølging.
3. Fangstmetoder – Hva foreligger av konkrete, praktiske rutiner for kontraktsoppfølgingen?
Som vi har redegjort for i tidligere innlegg i denne spalten, er det avgjørende i jussens verden å ha fokus på både det formelle (eksempelvis: er det varslet krav på rett måte og innen frist for å varsle) og det materielle, dvs. det som gjelder det/de faktiske forhold og vilkårene som må oppfylles for ha et kontraktsmessig krav. Dette forutsetter at man også har grep om sakens faktum. Det er som å holde fast tak i roret når man står til sjøs.
Nevnte er like avgjørende å holde rede på enten man skal fremme et krav, eller man skal forsøke å fendre av et krav. På bakgrunn av det faktum man klarer å etablere– informasjonsfangsten man gjør, må informasjonen bearbeides og tiltak besluttes og følges opp.
For egen del har vi god erfaring fra så vel maritim sektor som mange andre, med å legge arbeid i slike rutiner for å sikre resultatfokusert kontraktsoppfølging. Dette inngår i det vi gjerne overordnet omtaler som virksomhetens Contract Risk Governance; hvor altså CRP som vist til i pkt. 2 og rutiner som pekt på i dette pkt. 3, inngår.
4. Fangstresultat – Oversikt. Informasjonsmengde og kvalitet på informasjonen?
Det er imidlertid ikke tilstrekkelig å etablere gode rutiner for informasjonsfangst og kontraktsmessige håndgrep. Det er avgjørende fortløpende også å ha oversikt for å kunne stake ut rett kurs videre. Formålstjenlig bruk av digitale verktøy og hensiktsmessig metodeverk vil være til meget stor nytte fordi man derved både kan følge hva som er skjedd samt sørge for nødvendig dokumentasjon.
5. Avslutning - ORDEN
Det er som regel den kontraktsparten som har best ORDEN som vinner frem når spørsmål kommer på spissen, ref.:
Oversikt – Hva er faktum? Det begynner alltid med dette spørsmålet i ju§ens verden.
Rutiner – Hva gjør vi? er det enhetlig/konsistent/korrekt det vi gjør?
Dokumentasjon – Hva kan vi godtgjøre/bevise? Uten dokumentasjon er fort krav tapt.
Erfaringsoverføring – Er det på plass tilstrekkelig kontraktsmessig kompetanse?
Nøyaktighet – Fanges det opp det som er relevant og viktig, og følges dette opp på rett måte?